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Intranet aziendale: perché la tua azienda dovrebbe averne una - P&L SISTEMI
  • Intranet aziendale: perché la tua azienda dovrebbe averne una

    19 Dic 2019
    Intranet aziendale: perché la tua azienda dovrebbe averne una

    Viviamo in un mondo ormai connesso. Tutto attorno a noi può essere raggiungibile facilmente se digitalizzato compresi i rapporti tra le persone, per questo motivo nasce l’esigenza di adottare un’intranet all’interno di una realtà aziendale

    Cosa si intende con questo termine?

    Stiamo parlando di un sistema di comunicazione accessibile solo al personale di una ditta, che consente di collaborare, comunicare, gestire attività in condivisione e perciò in definitiva di semplificare i processi organizzativi. Se utilizzato nel modo corretto è uno strumento molto efficace per formare una cultura aziendale ma anche per tenere traccia dell’impatto economico di ogni singola attività grazie al calcolo di un ROI (return of investments).

    Dal momento che ottimizza le attività, è utile in qualsiasi realtà di business più o meno grande che sia, dal momento che aiuta i processi aziendali a diventare più flessibili ma al tempo stesso controllati.

    Ecco 7 motivi per i quali ogni ditta dovrebbe avere una intranet:

    • Consente di programmare le attività giornaliereall’interno di un ufficio o di un reparto aziendale. Le intranet più moderne consentono di creare degli spazi virtuali all’interno dei quali creare delle check-list da spuntare una volta terminata l’attività corrispondente. Si possono caricare immagini, pdf, schemi e ogni utente ha un proprio profilo
    • Elimina la carta informatizzando i processi. Le pratiche cartacee diventano elettroniche e tutto ciò si traduce in maggior controllo e velocità. Se i processi interni sono efficienti lo saranno anche le risposte e i preventivi che ne scaturiscono
    • Il personale dislocato in filiali o uffici diversi impara a collaborare. Qual è il punto negativo di lavorare con colleghi a distanza? Spesso non si conoscono i volti e le competenze. Con l’adozione di una intranet, invece, si ha a disposizione un motore di ricerca al cui interno sono contenute tutte le informazioni relative ai propri colleghi comprese passioni e dati personali (se c’è l’autorizzazione dell’interessato ovviamente)
    • Maggiore coinvolgimento nelle attività aziendali. In un ambiente di lavoro collaborativo ogni dipendente si sente parte integrante della realtà che lo circonda e lavora più attivamente e con più passione per raggiungere gli obiettivi di business
    • La comunicazione interna sarà più efficace. L’intranet è il mezzo ideale attraverso il quale veicolare aggiornamenti di orari, giorni di chiusura, ponti, eventi e novità. Si possono condividere anche i momenti positivi e i successi della vita aziendale, con l’obiettivo di rendere i dipendenti ancora più partecipi della realtà lavorativa
    • Rendere facilmente rintracciabili i documenti. Attraverso una intranet è possibile pubblicare e diffondere documenti, buste paga, circolari, listini, brochure e rendere il tutto facilmente tracciabile mediante un sistema di ricerca
    • Ridurre e-mail e telefonate. Comunicare sarà molto più semplice e tracciabile. L’obiettivo deve essere quello di eliminare un pò alla volta e-mail e telefonate che disperdono le informazioni, per incanalare tutta la comunicazione all’interno di un unico strumento e poterla, quindi, conservare nel tempo.

    Caratteristiche di una intranet di successo

    Ogni dipendente avrà accesso alla piattaforma tramite delle credenziali. Dal primo accesso in poi entrano in gioco una serie di dinamiche che portano l’intranet ad essere utilizzata più o meno da tutti. Sicuramente per favorire il suo successo è necessario che venga curata la user experience, in modo che la piattaforma risulti intuitivo e facile da utilizzare. Ricordiamoci che questo sistema di comunicazione nasce proprio con l’intento di favorire il lavoro di tutti e affinché ciò sia possibile è necessario che le varie funzioni siano realmente usabili. 

    Per valutare correttamente le esigenze dei reali utilizzatori ci sono un pò di aspetti a cui prestare attenzione:

    • Chiedere alle persone di mostrare i loro processi in modo da vedere, sul campo, quali possano essere i problemi che riscontrano
    • Chiedere storie e situazioni specifiche per comprendere il contesto
    • Curare anche la parte di design è fondamentale perché più il layout grafico sarà pulito con le funzioni di accesso rapido ben in evidenza, più gli utenti saranno invogliati ad usare questo strumento

    Infine il nostro consiglio è quello di progettare per bene tutta la struttura che si vuole creare in modo da fare un investimento che dia i suoi frutti. Per far ciò noi siamo a completa disposizione per una consulenza e per studiare una soluzione personalizzata in base alle esigenze dell’imprenditore. Compila il modulo qui sotto!

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